Passer à la téléphonie IP dans une PME : simple, abordable et avantageux

Aujourd’hui, il n’a jamais été aussi simple pour une petite entreprise de moderniser son système téléphonique. Oubliez les vieux appareils encombrants ou les lignes traditionnelles coûteuses. Grâce à la téléphonie IP, vous pouvez transformer votre façon de communiquer, tout en réduisant vos dépenses. Et bonne nouvelle : cette transition vers un système plus efficace et professionnel ne nécessite pas d’être un expert en informatique.

Avec un minimum de connaissances techniques et un peu d’accompagnement, une PME peut facilement mettre en place un système de téléphonie IP complet. Pour y arriver, trois éléments sont essentiels :

1. Un fournisseur de téléphonie IP (VOIP), comme Voip.ms, une entreprise établie à Montréal, fiable et économique.
2. Un serveur PBX, qui agit comme le cerveau du système. Il permet de gérer les appels, les transferts, les horaires et les boîtes vocales. Ce type de serveur est disponible chez nous, Astral Internet, à un coût minime.
3. Des appareils pour répondre aux appels, qu’il s’agisse d’un téléphone logiciel (softphone) comme Bria pour PC/Mac, GroundWire pour les téléphones mobiles, ou encore des téléphones physiques Grandstream, très répandus et simples à configurer.

Vous voyez ? Trois éléments. C’est tout ce qu’il vous faut pour transformer la communication de votre entreprise.

Comment mettre en place un système de téléphonie IP

Voyons maintenant les étapes pour configurer un système de téléphonie IP dans votre PME. Vous verrez, le processus est plus logique et simple qu’il n’y paraît.

Étape 1 – Installer un serveur PBX

Le point de départ est la mise en place du serveur PBX. Ce serveur est essentiel, car c’est lui qui va recevoir tous les appels entrants et sortants. Il agit comme un répartiteur intelligent. Il détermine si un appel doit être transféré, envoyé à une boîte vocale ou redirigé vers un autre poste.

Pour les PME, nous recommandons un serveur non géré (le support est disponible sur demande) sur lequel nous installons la suite FreePBX. Cette suite est une interface graphique très conviviale qui vous permet de tout configurer sans toucher une seule ligne de code.

D’ailleurs, pour une entreprise comptant jusqu’à 20 postes téléphoniques, un serveur avec 1 CPU, 1 Go de mémoire vive et 40 Go d’espace disque suffit largement. Pas besoin de surdimensionner.

Étape 2 – Connecter les postes téléphoniques

Une fois que votre serveur PBX est opérationnel, vous pouvez maintenant connecter vos appareils.

Chaque téléphone – qu’il soit logiciel ou physique – doit être lié au serveur PBX avec trois informations simples :

• L’adresse (ou nom) du serveur,
• Le numéro du poste attribué à l’utilisateur,
• Le mot de passe lié à ce poste.

Étape 3 – Connecter le fournisseur VOIP

Enfin, la dernière étape consiste à lier le fournisseur de téléphonie IP à votre serveur PBX. C’est ce fournisseur qui vous donne accès au réseau téléphonique mondial. En d’autres mots, c’est lui qui rend votre système capable d’appeler et de recevoir des appels externes.

La connexion est simple : vous créez un compte chez Voip.ms (ou un autre fournisseur VOIP local), vous choisissez un numéro de téléphone, puis vous configurez les paramètres de connexion dans FreePBX.

Vous pouvez aussi transférer un ancien numéro de téléphone vers votre fournisseur VOIP, afin de ne pas perdre votre identité d’entreprise. Ce transfert est généralement gratuit ou offert à très faible coût.

Et voilà ! Une fois ces trois étapes complétées, vous disposez d’un système de téléphonie IP professionnel, économique et entièrement sous votre contrôle.

La configuration du serveur PBX : cœur du système

Le PBX, c’est vraiment le cerveau de votre système de téléphonie IP. Il ne fait pas qu’acheminer les appels : il les gère intelligemment. Grâce à lui, vous pouvez offrir à vos clients une expérience professionnelle et agréable.

Voici quelques fonctionnalités que vous pouvez configurer sur votre serveur PBX :

• Transfert automatique selon l’horaire : les appels sont dirigés vers les bons postes durant les heures de bureau, puis redirigés vers une boîte vocale après les heures.
• Messagerie vocale par courriel : chaque employé reçoit ses messages vocaux directement dans sa boîte courriel, en pièce jointe.
• Menus interactifs : par exemple, “Appuyez sur 1 pour les ventes, sur 2 pour le soutien technique”.
• Groupes d’appel : plusieurs postes peuvent sonner en même temps lorsqu’un client appelle un service.
• Répondeur personnalisé : vous pouvez créer des messages d’accueil professionnels, adaptés à vos heures et à votre secteur.

L’ordre logique de la configuration

Dans FreePBX, il est plus efficace de commencer par créer les postes téléphoniques (aussi appelés extensions). Ensuite, vous pouvez organiser ces postes dans des groupes, ajouter des règles d’horaires, créer des menus interactifs, et enfin définir comment les appels sont dirigés selon l’heure ou l’origine de l’appel.

L’interface est visuelle, simple à comprendre, et disponible en français. Aucun besoin de connaissances avancées en téléphonie.

Pourquoi choisir la téléphonie IP pour votre PME ?

Passer à un système de téléphonie IP apporte de nombreux avantages. Et contrairement à certaines idées reçues, ce n’est ni compliqué, ni réservé aux grandes entreprises.

Voici pourquoi c’est une excellente décision pour une petite entreprise :

• Réduction des coûts : vous ne payez plus pour chaque ligne téléphonique. Un seul numéro peut servir à des dizaines de postes internes. Les appels longue distance sont souvent à coût minime.
• Flexibilité : vos employés peuvent répondre aux appels depuis la maison, le bureau ou en déplacement, tant qu’ils ont une connexion Internet.
• Professionnalisme : grâce à un menu interactif et des messages vocaux bien configurés, votre entreprise projette une image solide et bien structurée.
• Croissance facile : vous embauchez un nouvel employé ? Il suffit d’ajouter un poste dans le PBX et de lui créer un accès.
• Liberté : vous êtes libre de changer de fournisseur VOIP si vous trouvez une meilleure offre, sans devoir tout reconfigurer.

Et surtout, vous êtes propriétaire de votre système. Ce n’est pas une boîte noire gérée par une grosse compagnie qui facture chaque modification.

Conclusion : Une solution accessible grâce à Astral Internet et un fournisseur VOIP local

En résumé, il n’a jamais été aussi facile et abordable de passer à la téléphonie IP dans une PME. Grâce à un serveur non géré disponible chez Astral Internet, vous pouvez avoir votre propre serveur PBX installé avec FreePBX, sans complication.

Ensuite, en choisissant un fournisseur VOIP comme Voip.ms, vous obtenez des tarifs concurrentiels, des fonctionnalités avancées et un service fiable.

Avec quelques téléphones ou logiciels installés sur vos ordinateurs, votre nouveau système de téléphonie IP sera prêt à fonctionner.

Ce type de solution, autrefois réservé aux grandes entreprises, est maintenant à la portée de toutes les PME. Pourquoi attendre ? Passez à la téléphonie IP dès aujourd’hui, et faites entrer votre entreprise dans l’ère moderne des communications.